Was ist Digital Asset Management? Lernen Sie die Vorteile kennen

Digital Asset Management (abgekürzt DAM) ist ein Teilbereich des Content Managements. Digitale Inhalte werden hier als Assets, also als Vermögenswerte verstanden. Beim Digital Asset Management geht es darum, diese Inhalte mit einer speziell dafür ausgelegten Software zentral zu speichern und systematisch zu verwalten.

Was genau ist ein digitales Asset?

Digitale Assets sind immaterielle Güter, die in Dateiform vorliegen. Inhaltlich handelt es sich um geistige Werke, die üblicherweise eine gewisse Schöpfungshöhe haben und dem Urheberrecht unterliegen. Ihre Werthaltigkeit beziehen sie aus Zuspruch (z.B. bei Kunstwerken), funktionaler Rolle (z.B. als Werbebild) und Exklusivität. Die meisten digitalen Assets sind Medien wie Fotos, Grafiken oder Videos. Grundsätzlich können natürlich alle Content-Typen zu digitalen Assets werden, also z.B. auch Textdokumente, Präsentationen oder Audiodateien. Mischformen (Multimedia-Inhalte) sind ebenfalls möglich. Entscheidend ist, dass das Medium geistiges Eigentum oder Kulturgut enthält, das in irgendeiner Form genutzt oder monetarisiert werden kann.

Digitale Assets können selbstverständlich in unterschiedlichsten Dateiformaten vorliegen: Pixelgrafiken z.B. in den Formaten JPEG, TIFF oder RAW, Vektorgrafiken in AI, CDR oder SVG, Videos in MP4, AVI oder MOV; Dokumente in PDF, DOCX oder ODT. Das ist natürlich nur ein kleiner Ausschnitt. Ein gutes Digital Asset Management System zeichnet sich dadurch aus, dass alle geläufigen Dateiformate für Medien und Dokumente unterstützt werden.

Digital Asset Management umfasst verschiedenste Dateitypen

Um ein geläufiges Missverständnis gleich zu Beginn auszuräumen: Wir werden uns in diesem Beitrag nicht mit NFTs (Non-Fungible Token) befassen. Zwar repräsentieren NFTs häufig digitale Assets in dem hier beschriebenen Sinne, aber hier soll es um eine verbesserte Datei- bzw. Medienverwaltung gehen, nicht um den blockchain-basierten Handel mit virtuellen Gütern.

Digital Asset Management als Cloud-Lösung

Selbst in größeren Unternehmen werden Mediendateien wie Fotos und Videos häufig unsystematisch auf verschiedenen lokalen Computern, externen Festplatten oder anderen Datenträgern wie z.B. USB-Sticks gespeichert. Bestenfalls führt das zu einer erschwerten Zugänglichkeit sowie zur Unmöglichkeit, sich einen Überblick zu verschaffen. Im schlimmsten Fall aber gehen Daten verloren, z.B. weil Speichermedien abhanden kommen oder versagen und kein zentrales Backup bereitgehalten wird.

Die klassische Lösung bestünde darin, alle Mediendateien auf einem eigenen Server zu speichern. Das ermöglicht u.a. regelmäßige Backups, die Prüfung auf doppelt vorhandenen Content und einen sicheren internen Zugriff auf die Dateien.
Eine cloudbasierte Lösung bietet all das auch und hat darüber hinaus noch die Vorteile, dass:

• • Zugriffe ortsunabhängig erfolgen können, ohne dass eine VPN-Umgebung eingerichtet werden muss – für sichere Remote-Arbeit ohne technische Hürden.
  • Die DAM Software ohne zusätzlichen Aufwand aktuell gehalten werden kann. Updates werden direkt vom Anbieter eingespielt.
  • Georedundanz hergestellt werden kann (Daten werden in geografisch voneinander entfernten Rechenzentren gespiegelt).

Und falls eine Cloud-Lösung zudem browserbasiert und responsiv entwickelt wurde, ist auch die Nutzung auf verschiedenen Endgeräten möglich. Ob am Desktop, auf dem Smartphone oder Tablet, von jedem Gerät aus kann dann mit den digitalen Assets gearbeitet werden. Voraussetzung ist natürlich eine stabile Internetverbindung.

Was leistet ein Digital Asset Management System?

Ein gutes DAM System ist nicht bloß dazu da, um Medienbestände zu erschließen und Ordnung in digitale Ressourcen zu bringen. Darum geht es natürlich auch, klar. Aber darüber hinaus können Sie sich mit einer modernen DAM Lösung z.B. Vorteile im Marketing, bei der kollaborativen Arbeit oder bei der Einhaltung von Rechtsvorgaben verschaffen. Die beiden folgenden Listen enthalten die wichtigsten Funktionen (1) und Benefits (2).

1.) Was ein Digital Asset Management System können oder mitbringen muss:

• • Unterstützung aller gängigen Dateiformate
  • automatischer Import und intelligente Auswertung vorhandener Metadaten
  • Tools zum Bearbeiten und Anlegen von Metadaten
  • Metadatenexport
  • Stapelverarbeitung
  • individualisierbare Schlagwortstruktur (mehrdimensional)
  • Tools für die Konvertierung und den Export von Dateien
  • intelligente Such- und Filterfunktionen
  • Tools, um Inhalte schnell und sicher über verschiedene Kanäle zu teilen
  • Verwaltung von Bildlizenzen und Einwilligungserklärungen
  • digitale Rechteverwaltung (DRM) und Tracking-Tools
  • granulare Nutzerrechteverwaltung

State of the art:

• • KI-Unterstützung für die automatische Erkennung von Personen und Objekten
  • integrierter Content Hub (Medienportal) für die Bereitstellung von Dateien für größere externe Zielgruppen

Ordnung ins Bilderchaos bringen. Mit einer KI-gestützten Lösung geschieht das wie von selbst.

2.) Durch gutes Digital Asset Management können Sie:

• • Dateien sofort finden und mit wenigen Klicks sicher teilen
  • das externe mediale Auftreten professionalisieren
  • einheitliche Markenerlebnisse erzeugen und Markenkonsistenz herstellen
  • die Effizienz von Kampagnen steigern
  • sicherstellen, dass digitale Ressourcen nicht ungenutzt bleiben
  • die Nutzung von Medien nachverfolgen
  • unrechtmäßige Nutzungen verhindern (Kopierschutz, Wasserzeichen)
  • kollaboratives Arbeiten vereinfachen
  • Workflows beschleunigen
  • die Produktivität steigern
  • Rechtsunsicherheiten vermeiden
  • eine lückenlose Dokumentation gewährleisten

Wie Sie sehen, gehen die Möglichkeiten, die das Digital Asset Management bietet, weit über das hinaus, was man herkömmlicherweise mit der Verwaltung von Dateien assoziiert. Im nächsten Abschnitt werden wir der Frage nachgehen, an wen sich DAM Produkte richten und welche Nutzertypen beteiligt sind.

Wer betreibt Digital Asset Management?

Digital Asset Management ist für ganz verschiedene Berufsgruppen, Branchen und Unternehmensbereiche relevant. In der Stockfoto-Branche (Bildbranche) ist Digital Asset Management nichts Geringeres als das täglich Brot. Dort werden Nutzungsrechte an digitalen Fotos, Grafiken und Videos zu Geld gemacht. Betreibt man als Bildagentur keine saubere Datei- und Metadatenverwaltung, wirkt sich das direkt auf die Umsatzentwicklung aus. Professionelle Fotografen, die ihre Bilder oft eigenständig vermarkten, gehören ebenfalls zu den klassischen Nutzern von DAM Software. Auch in Bibliotheken, Archiven und anderen Institutionen mit wissenschaftlicher Ausrichtung wird Digital Asset Management betrieben. Dort gibt es allerdings keinen monetären Anreiz, sondern es geht meistens darum, Digitalisate (Medien analogen Ursprungs) dauerhaft sicher zu speichern und für Forschung und Lehre zugänglich zu machen.

Hier soll es eher um Anwender gehen, die Digital Asset Management innerhalb eines profitorientierten Unternehmens betreiben. Das können z.B. Fachkräfte aus folgenden Bereichen sein:

• • Marketing
  • Öffentlichkeitsarbeit
  • Unternehmenskommunikation
  • Vertrieb
  • Personalwesen

Ihnen werden ggf. weitere interne Bereiche einfallen. Im Grunde betrifft das Thema alle Beschäftigten, die regelmäßig mit repräsentativem Material aus dem Medienpool des Unternehmens arbeiten müssen.

Außerhalb eines Unternehmens gibt es ebenfalls Akteure verschiedenen Typs. Das können z.B. sein:

• • Fotografen
  • Pressevertreter
  • Agenturen
  • Kunden
  • Klienten
  • Partner
  • Sponsoren

Externe Nutzer sind die Profiteure guten Digital Asset Managements. Ein Fotograf bekommt z.B. genau die Zugriffsrechte, die er braucht, um seine Fotos in einen bestimmten Ordner hochzuladen; ein Pressevertreter kann sich genau die Dokumente beschaffen, die er für eine fundierte Berichterstattung benötigt; Agenturen können ihre Designvorschläge direkt an die zuständige Person im Unternehmen ausliefern, Kunden können gezielt nach Produkten suchen und entsprechende Broschüren herunterladen, Sponsoren erhalten genau die Fotos, auf denen ihr Logo gut in Szene gesetzt wurde, etc. Digital Asset Management bietet eine Fülle an Möglichkeiten. Das sind nur ein paar Beispiele, die sich mit Hilfe einer professionellen DAM Software realisieren lassen.

Was macht ein Digital Asset Manager?

Eines sei vorweg gesagt: Ein gutes Digital Asset Management System, ermöglicht es, Zugriffsrechte je nach Nutzertyp anzupassen. Viele der oben genannten Akteure sollen das System schließlich nur für die für sie notwendigen Zwecke nutzen können. Alle Bereiche und Rechte sind immer nur für Administratoren verfügbar.
In der Regel haben diejenigen, die die Hauptverantwortung für das Digital Asset Management tragen, natürlich Admin-Rechte. Zu ihren Aufgaben gehören:

• • Strukturierung des Medienpools (Ordner, Alben oder Kollektionen anlegen)
  • Hochladen, Sichten, Freigeben und Verteilen von Mediendateien
  • Schaffung von kontrolliertem Vokabular (Schlagwortbaum, Synonymverzeichnis)
  • Verschlagwortung (Tagging) von Medien und Dokumenten
  • manuelle Beschriftung von Metadatenfeldern (nach Standards wie IPTC oder Dublin Core)
  • Metadatenoptimierung (Bereinigung und Ergänzung mit Hilfe intelligenter Tools)
  • Verwaltung von Bildlizenzen und Einwilligungserklärungen
  • Archivieren und Versionieren von Dateien

Mittlerweile werden einem Digital Asset Manager viele Routinearbeiten, die früher noch händisch erledigt werden mussten, von intelligenten Tools abgenommen. Moderne DAM Systeme arbeiten teilweise mit KI-gestützter Bilderkennung, so dass z.B. Objekte und Personen erkannt und entsprechende Tags (Schlüsselwörter) automatisch erzeugt werden. Auch das Problem von Duplikaten kann heute durch Hintergrundroutinen gelöst werden.

Zusammenfassend können wir sagen:

Ein guter Digital Asset Manager zeichnet sich dadurch aus, dass er sinnvolle Metadatenstrukturen schafft und Content so organisiert, dass er für alle partizipierenden Nutzer leicht und schnell auffindbar ist.

Fazit

Digital Asset Management ist facettenreich und betrifft verschiedenste Unternehmensbereiche. Oft wird es vernachlässigt, weil vielen Entscheidern nicht bewusst ist, wie groß der Mehrwert guter Medienverwaltung bzw. Bildverwaltung eigentlich sein kann. Wir hoffen, dass wir Ihnen in diesem Artikel die wichtigsten Vorteile näher bringen konnten. Falls eine Frage offen geblieben ist, können Sie sich gerne an uns wenden: teamnext.de/kontakt

Testen Sie die cloudbasierte DAM Lösung von teamnext

Wenn Sie bis hierhin gelesen haben, scheint das Thema interessant für Sie zu sein. Vielleicht fragen Sie sich jetzt, ob sich der Einsatz einer DAM Lösung innerhalb Ihres Unternehmens lohnen würde und mit welchen Kosten zu rechnen wäre.
Einen pauschalen Preis gibt es dafür nicht. Meistens ergeben sich die Kosten für die Software aus der Anzahl der Nutzerlizenzen, dem Nutzungszeitraum (Monat / Jahr) und dem Umfang des genutzten Speicherplatzes. Die Preise und Leistungen unserer Lösung finden sie hier: teamnext.de/preise
Falls Sie nach dieser Lektüre gerne in medias res gehen und ein professionelles DAM System einfach mal ausprobieren möchten, dann können Sie quasi sofort loslegen, indem Sie jetzt eine kostenlose 14-tägige Testphase für den teamnext | Media Hub starten. Der Media Hub von teamnext ist ein DAM System für Unternehmen, das durch KI-Funktionen und intuitive Bedienbarkeit überzeugt und gleichzeitig höchsten Ansprüchen an Datensicherheit gerecht wird. Es wird von mittelständischen Unternehmen der DACH-Region wie auch von großen Organisationen innerhalb der EU bevorzugt. Weitere Infos zum Produkt finden Sie hier: teamnext.de/produkt