Was ist eine Bildverwaltung? Bilder professionell verwalten in 2024

Der Begriff Bildverwaltung (seltener auch Bilderverwaltung) steht einerseits für eine Tätigkeit, andererseits für eine Software, mit der eine solche Tätigkeit erfolgt. Genaugenommen müsste man also von einer Bildverwaltungssoftware oder einem Bildverwaltungsprogramm sprechen. Menschen tendieren jedoch dazu, Sprache zu verknappen; und so kommt es, dass wir über den Kontext erschließen müssen, welche Bedeutung gemeint ist.

Vom Bildarchiv zum Digital Asset Management

Der Begriff Bildverwaltung (als Tätigkeit) ist natürlich schon älter und war bereits vor der digitalen Zeitenwende gebräuchlich. Damals arbeitete man mit Karteikästen, Inventarlisten oder Findbüchern. Hier soll es allerdings nicht um verstaubte Bildarchive, sondern um den Status Quo gehen. Wir haben es demnach mit der Verwaltung digitalen Bildmaterials (einschließlich bewegter Bilder) zu tun, also hauptsächlich mit Fotos, Grafiken und Videos. Aber auch Multimedia-Inhalte wie Präsentationen oder PDF-Dokumente können mit einer Software zur Bildverwaltung (anders als man vielleicht erwarten würde) in der Regel verarbeitet werden.

Vielleicht ist Ihnen Digital Asset Management bereits ein Begriff. Das ist die fachsprachliche Bezeichnung für das Verwalten von Bild- und Medienmaterial. Sie impliziert, dass jedes Medium einen Vermögenswert darstellen kann. Wir werden hier weiterhin den deutschen Begriff verwenden. Das soll aber nicht heißen, dass es falsch ist, Bilder und Videos in Bezug zu den monetären Interessen eines Unternehmens zu setzen. Im Gegenteil – bei der Bildverwaltung sollte man sich auf die Inhalte konzentrieren, die einen Mehrwert entfalten können, z.B. beim Marketing oder im Vertrieb. Gleichzeitig sollte veralteter oder aus anderen Gründen unbrauchbar gewordener Content stets aussortiert werden.

Warum benötigen Unternehmen eine professionelle Bildverwaltung?

Im Gegensatz zu reinen Cloudspeicher– oder Filesharing-Diensten können mit Hilfe einer cloudbasierten Bildverwaltungssoftware Mediendateien mit relevanten Zusatzinformationen und anderen Metadaten angereichert werden. Das sind z.B. Bildbeschreibungen (Captions), Schlagwörter (Tags), Lizenzinformationen, Copyright-Vermerke oder Hinweise zu Einwilligungserklärungen. Dadurch werden Medien schneller auffindbar und Rechtsunsicherheiten minimiert. Bei einer Cloud-Lösung stehen die Inhalte zudem allen Akteuren mit Berechtigungszugriff ortsunabhängig zur Verfügung. Dies optimiert die Teamarbeit und beschleunigt die Produktionsprozesse für hochwertige Inhalte. Professionelles Verwalten von Bildern bedeutet auch, dass man sich dem Credo Content is King verpflichtet. Ein wichtiges Ziel der Maßnahmen besteht schließlich darin, Reichweiten zu steigern und die Markensichtbarkeit zu verbessern.

Effizienz ist das A und O

Ein Grundsatz professioneller Bildverwaltung ist es, alle Dateien zentral zu speichern, und zwar in Originalversion und mit eindeutigem Dateinamen. Wird der Inhalt in anderer Auflösung oder in einem anderen Format benötigt, greift das System immer wieder auf die zentral gespeicherte Originaldatei zurück. Auch bei der Erstellung von Alben, Sammlungen oder anderen kuratierten Zusammenstellungen werden die Dateien nicht physisch kopiert, sondern virtuell verfügbar gemacht. Mit anderen Worten: Es werden keine unnötigen Kopien erstellt, die dauerhaft im System verbleiben, sondern es wird mit Dateiverweisen gearbeitet. So wird das System schlank und leistungsfähig gehalten.

Grundsätzlich ist natürlich auch der Funktionsbereich Freigabe und Verteilung sehr wichtig. Dabei können Zugriffs- und Bearbeitungsrechte in der Regel flexibel an einzelne Nutzer im Unternehmen vergeben werden. Damit wird es möglich, Content besser zu streuen und den Nutzungsgrad vorhandener Medienbestände zu steigern. Zudem lassen sich Metadaten mit modernen Bildverwaltungssystemen besonders effizient aufbereiten. Mit Stapelverarbeitungstools wie Massenverschlagwortung und -umbenennung, Auto-Import und Suchen-Ersetzen-Funktionen lassen sich die Aufgaben rund um die Metadatenoptimierung enorm beschleunigen.

State of the Art – Bildverwaltung in 2024

Moderne Bildverwaltungen zeichnen sich zudem durch einfache Zugänglichkeit , intuitive Benutzeroberflächen und hohe Datensicherheit aus. Solche Lösungen sind meistens cloudbasiert und können nach einem Login über den Browser ohne die Installation zusätzlicher Programme genutzt werden.
Der Trend geht auch in dieser Branche klar hin zum maschinellen Lernen. Zeitgemäße Bildverwaltungen verfügen über KI-Module, die Nutzern viel Routinearbeit ersparen, indem Personen und Objekte automatisch erkannt und entsprechende Tags erzeugt werden. Händisches Anlegen aller Schlagwörter oder zeitaufwändiges Suchen nach abgebildeten Personen gehören damit der Vergangenheit an.

Rechtemanagement, Personenerkennung und Auto-Verschlagwortung mit der Bildverwaltung von teamnext

Auch die Crux doppelt und dreifach vorhandener Dateien besteht nicht mehr, da Duplikate schon beim Hochladen als solche identifiziert werden können.

Intelligentes Dateistatus-Management ist ein weiteres Feature, das den Workflow optimiert. Wenn administrative Nutzer sofort einsehen können, ob ein Bild noch in Bearbeitung ist, für die öffentliche Wiedergabe freigegeben oder auch gesperrt wurde, wird durch den Wegfall von zuvor notwendiger Kommunikation nicht nur Zeit eingespart, es passieren auch weniger „Unfälle“ aufgrund von Missverständnissen beim Freigabeprozess.

Den Dateistatus definieren. Hier ein Screenshot aus der Bildverwaltung von teamnext

Fazit

Mit einer Bildverwaltung können Sie den Nutzen vorhandener Mediendateien für Ihr Unternehmen maximieren und gleichzeitig interne Prozesse beschleunigen. Das schafft nicht nur neue Freiräume beim kreativen Schaffen, sondern verbessert auch die Sichtbarkeit und Konsistenz Ihrer Marke. Natürlich bekommt man eine professionelle Bildverwaltung nicht umsonst, aber die Kosten für die Software, die sich meistens aus der Anzahl der Nutzerlizenzen, dem Nutzungszeitraum (Monat / Jahr) und dem Umfang des genutzten Speicherplatzes ergeben, amortisieren sich dabei in der Regel innerhalb kurzer Zeit.

Im Marktsegment für Bildverwaltungssoftware gibt es verschiedene Anbieter. Einer davon sind wir. Im nächsten Abschnitt erfahren Sie, wie Sie unsere Lösung testen können.

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