Was eine gute Ordnerstruktur auszeichnet

Im Informationszeitalter sind wir täglich mit einer Vielzahl von Mediendateien, Dokumenten und anderen digitalen Inhalten konfrontiert. Oft geht jedoch wertvolle Zeit verloren, weil wir nach der richtigen Datei suchen müssen. Eine durchdachte Ordnerstruktur ist ein erster Schritt zu mehr Effizienz und Übersicht. Sie hilft nicht nur, Dateien schneller zu finden, sondern vereinfacht auch die Zusammenarbeit im Team. Doch wie setzt man eine solche Struktur optimal auf? In diesem Beitrag stellen wir Ihnen bewährte Regeln und praxisnahe Beispiele vor, die zeigen, worauf es bei der Gestaltung sinnvoller Ordnerstrukturen ankommt.

Was ist das 7-Ordner-System?

Ein bewährter Ansatz für klare und effiziente Ordnerstrukturen beruht auf dem sogenannten 7-Ordner-System. Der Name ist hier Programm: Es sollten höchstens 7 Ordner pro Ebene angelegt werden. Einer von 7 Hauptordnern enthält also maximal 7 Unterordner und jeder Unterordner höchstens 7 „Unterunterordner“.

Da eine übermäßig tiefe Ordnerstruktur schnell unübersichtlich wird, sind beim 7-Ordner-System nicht mehr als 3 Ebenen vorgesehen, so dass man auf maximal 343 Ordner kommt (7³).

Unterm Strich bietet das Modell eine ausgewogene Balance zwischen Übersichtlichkeit und Detailtiefe. Die Zahl 7 soll dabei aber nur als Orientierung dienen. Bei Bedarf können auch Ausnahmen gemacht werden.

Beispielrealisierung des 7-Ordner-Systems im Windows-Explorer:

Kategorien auf oberster Ebene festlegen

Eine klare Kategorisierung sorgt für Übersicht, verbessert die Navigation und erleichtert den Einstieg ins System. Der erste Schritt bei der Erstellung einer Ordnerstruktur ist daher die Festlegung von Kategorien für die oberste Ebene. Dabei sollte sich die Struktur an den spezifischen Anforderungen des Unternehmens und den Arbeitsprozessen orientieren. Für Sortier- und Navigationszwecke kann es hilfreich sein, mit führenden Ziffern zu arbeiten. Außerdem sollte man Leer- und Sonderzeichen bei der Ordnerbenennung vermeiden, da sie im ungünstigsten Falle Kompatibilitätsprobleme verursachen können (mehr dazu in unserem Artikel zu sinnvollen Dateinamen). In der Praxis könnte die oberste Ebene dann z.B. so aussehen:

1_Projekte
2_Personal
3_Kunden
4_Finanzen
5_Marketing
6_Veranstaltungen
7_Archiv


Formale Kriterien für Unterordner

In den Unterordnern ergeben sich je nach Inhalt und Zweck weitere Sortierkriterien, die hilfreich sein können. Bei Personal oder Kunden könnte man z.B. eine alphabetische Einordnung vornehmen:

A–C
D–G
H–L
M–O
P–S
T–V
W–Z


In Ordnern wie Projekte, Finanzen, Veranstaltungen oder Archiv könnte es sinnvoll sein, mit Jahreszahlen zu arbeiten, also z.B. so:

[aktuelles Jahr]
2020–2023
2015–2019
2010–2014
2000–2009
1981–1999
_vor_1980


Grundsätzlich sollte man Benennungskonventionen entwickeln, die überall einheitlich angewendet werden. Dadurch lässt sich die Struktur logisch erschließen und ermöglicht das Auffinden von Ordnern und Dateien auf Basis ihres Namens.

Beschreibende Ordnernamen

Konsistenz ist auch gefragt, wenn es darum geht, beschreibende Namen für Ordner zu finden: Halten Sie die Ordnernamen kurz und arbeiten Sie mit Begriffen, die nicht nur Sie, sondern auch Ihre Kollegen kennen und verwenden. Abkürzungen sind grundsätzlich gut, aber auch hier gilt, dass sie im Betrieb bekannt sein müssen.

Eine Möglichkeit für beschreibende Ordnernamen beruht auf der Angabe verschiedener Verwendungszwecke. Sie wird meistens auf unterster Ebene genutzt. Das ist aber nicht notwendigerweise so. Im Hauptordner Marketing könnte z.B. folgende Benennung sinnvoll sein:

1_Social-Media
2_Kampagnen
3_Website
4_Print+Offline
5_E-Mail-Marketing
6_Events+PR
7_Medienarchiv


Da im Marketingbereich Mediendateien verschiedenster Art anfallen, könnte man auf unterster Ebene zwischen Medientypen unterscheiden, etwa so:

1_Bilder
2_Videos
3_Audio-Dateien
4_Dokumente
5_Praesentationen
6_Vorlagen
7_Sonstige


Archivierung und Lifecycle-Management einplanen

Ein gutes Ablagesystem sollte sowohl flexibel als auch langfristig stabil sein. Entwickeln Sie ein Konzept, das die regelmäßige Archivierung und Löschung alter Dateien umfasst. Überprüfen Sie die vorhandenen Strukturen in festen Abständen und verschieben Sie veraltete oder nicht mehr benötigte Inhalte in einen Archivordner. Noch besser ist ein separates Archiv, das unabhängig von der aktiven Ordnerstruktur organisiert ist. Automatisierte Regeln können diesen Prozess erleichtern, indem Dateien nach einem festgelegten Zeitraum automatisch archiviert werden. So bleibt die Ordnerstruktur übersichtlich und effizient.

Beispiel für eine Archivierungsstruktur:

├── 2015-2019
└── 2020-2023

├── Projekte_A-C
└── Projekte_D-G

├── Projekt_Dora
└── Projekt_Emil


Kurz gesagt sorgt ein klar definierter Archivbereich dafür, dass veraltete Inhalte getrennt von aktuellen Projekten abgelegt werden, aber bei Bedarf leicht wieder auffindbar sind.

Implementierung von Zugriffsrechten

In größeren Unternehmen haben Abteilungen und Mitarbeiter oft unterschiedliche Anforderungen an Zugriff und Berechtigungen. Die Ordnerstruktur sollte daher so gestaltet sein, dass sensible Daten ausschließlich von autorisierten Personen eingesehen werden können. Eine klare Trennung zwischen öffentlichen und eingeschränkten Bereichen erleichtert die Verwaltung und die bedarfsgerechte Verteilung von Zugriffsrechten. Ordner für einzelne Abteilungen oder Zugriffsgruppen bieten dabei eine übersichtliche und einfache Lösung.

Beispiel für Berechtigungsstruktur:

├── Personal [Zugriff nur für HR-Team]
└── Projekte

├── Projekt_A [Zugriff nur für Projektteam A]
└── Projekt_B [Zugriff nur für Projektteam B]


Metadaten für zusätzliche Filtermöglichkeiten

Metadaten bieten eine zusätzliche Ebene zur Organisation von Dateien. Insbesondere bei Mediendateien können Schlagwörter und Informationen wie Datum, Standort oder Inhaltsherkunft (content origin) dabei helfen, relevante Dateien zu finden, ohne die Ordnerstruktur selbst unnötig komplex zu gestalten. Allerdings bieten reine Dateimanager wie der Windows-Explorer nur begrenzte Möglichkeiten, um mit Metadaten zu arbeiten.

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DAM-Systeme bieten meist umfassende Möglichkeiten zur Metadatenverwaltung. DAM steht für Digital Asset Management. Das ist die Fachbezeichnung für das professionelle Verwalten von digitalen Medien. Unsere DAM-Lösung, der teamnext | Media Hub vereint dabei das Beste aus zwei Welten. Einerseits können klassische Ordnerstrukturen (und ordnerspezifische Berechtigungen) angelegt werden, andererseits bietet das System die volle Unterstützung für eigene Metadaten und Metadatenformate wie IPTC-IIM, Exif und XMP. Darüber hinaus setzt teamnext auf neueste KI-Technologie, um Bilder und Videos auch ohne Metadaten zu erschließen (visuelle Suche).

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