Microsoft SharePoint und DAM-Systeme im Vergleich

Die professionelle Verwaltung digitaler Medien und Dokumente ist für die meisten Unternehmen unerlässlich. Eine für diesen Zweck häufig genutzte Software ist Microsoft SharePoint. Sie wurde insbesondere für die Verwaltung und Verteilung von Dokument-Dateitypen entwickelt. Softwaresysteme, die eher für die Verwaltung von Bild- und Videodateien konzipiert sind, fallen hingegen in die Kategorie Digital Asset Management (DAM). Mediale Inhalte werden hier zu Recht als Vermögenswerte (Assets) eines Unternehmens verstanden.

Sowohl Microsoft SharePoint als auch typische DAM-Systeme bieten Funktionen für die Speicherung, Organisation und das Teilen digitaler Inhalte. Doch trotz dieser funktionalen Überschneidung, gibt es wesentliche Unterschiede, die je nach Ausrichtung eines Unternehmens entscheidend sein können.

Es versteht sich daher von selbst, dass die Frage nach der Zweckhaftigkeit einer Investition in eines der Systeme, nur in Kenntnis der unternehmensspezifischen Anforderungen sinnvoll beantwortet werden kann.

Hauptzweck und Funktionalität von SharePoint

Microsoft SharePoint dient in erster Linie als Dokumentenverwaltungssystem. Unterstützt werden z.B. Dateitypen aus Microsofts Office-Anwendungen (DOCX, XLSX, PPTX etc.), zahlreiche offene Formate (ODT, ODS, ODP etc.) sowie Standardformate wie PDF, HTML oder EML.

Ein Kernfeature von SharePoint ist die Versionsverwaltung, über die u.a. Änderungen an einer Datei nachvollzogen werden können. Die umfassende Protokollierung von Modifikationen ermöglicht zudem die Wiederherstellung älterer Dateiversionen. Außerdem wird das Arbeiten mit alternativen Entwürfen erheblich erleichtert und professionalisiert. Hinsichtlich des Versionsverlaufs werden allerdings nur Dokumentformate voll unterstützt. In Mediendateien wie JPEG, PSD oder MP4 vorhandene Metadaten werden nicht in SharePoint importiert. Dementsprechend können auch keine Änderungen an den Metadaten erfasst werden.

Die zweite Hauptfunktion von SharePoint fällt in die Kategorie Kollaboration. Damit ist auf gut Deutsch Zusammenarbeit gemeint. Bei SharePoint findet diese Zusammenarbeit intern, also innerhalb eines Unternehmens, statt. Mitarbeiter aus ganz unterschiedlichen Abteilungen können so Dateien austauschen und verwalten. Für die Zusammenarbeit mit externen Partnern wurde SharePoint hingegen nicht konzipiert.

SharePoint gibt es als On-Premises– und als Cloud-Lösung. Bei besonders strengen Datenschutzanforderungen kann es vorteilhaft sein, SharePoint auf eigenen Servern zu hosten. Die Gesamtkosten fallen dann in der Regel höher aus.

Hauptzweck und Funktionalität eines DAM-Systems

DAM-Systeme werden speziell für die zentrale Verwaltung, Strukturierung und Verteilung digitaler Medien wie Fotos, Grafiken und Videos entwickelt. Der Funktionsumfang reicht heute von Metadatenoptimierung, Lizenzmanagement oder Duplikaterkennung bis hin zu KI-basierten Analysen von Bild- und Videoinhalten.

DAM-Systeme unterstützen meist alle gängigen Medien-Dateitypen. Damit ist gemeint, dass die entsprechenden Dateien angezeigt oder abgespielt werden können. Die Bearbeitungsmöglichkeiten beschränken sich meist auf den Zuschnitt und die Skalierung von Medien. Als Ersatz für Photoshop und Co. sind DAM-Lösungen also keineswegs geeignet. Sie dienen in erster Linie der Verwaltung bereits erstellter Inhalte.

Typische Organisationen, die mit DAM-Systemen arbeiten, sind:

• • Werbe-, Marketing- und PR-Agenturen
  • Anbieter von Stockfotos und -videos
  • Nachrichten- und Presseagenturen
  • Museen und Bildarchive
  • Marketing- und Kommunikationsabteilungen
  • Produkthersteller 
  • Sport- und Entertainment-Organisationen
  • Öffentliche Institutionen und Universitäten

Inzwischen sind DAM-Systeme auch in vielen Unternehmen im Einsatz, die nicht direkt mit der Vermarktung von Medienmaterial assoziiert werden. So kann Digital Asset Management z.B. nicht nur im naheliegenden Bereich Marketing sinnvoll sein, sondern auch in Bereichen wie interne Kommunikation oder Personalwesen.

DAM-Lösungen können wie SharePoint ebenfalls auf eigenen Servern gehostet werden (On-Premises). Der Trend geht allerdings klar hin zu SaaS-Lösungen in der Cloud.

Vorteile von SharePoint

Für Unternehmen, die hauptsächlich mit Dokumenten arbeiten und ohnehin Microsoft 365 (ehemals Office 365) verwenden, bietet SharePoint einige Vorteile.

Umfassende Versionsverwaltung
Das Versionsverlaufstool von SharePoint ist neben den Kollaborationsfunktionen sicherlich das größte Pfund. Versionsstände lassen sich damit einfach vergleichen und ggf. wiederherstellen.

Starke Sicherheitsmechanismen
Zudem ist SharePoint mit starken Verschlüsselungs- und Authentifizierungsprotokollen ausgestattet und bietet so eine zusätzliche Sicherheitsebene für Unternehmensdaten. Administratoren können genau festlegen, welche Nutzer auf welche Dateien Zugriff haben. Dabei kann natürlich auch die Art des Zugriffs bestimmt werden. Schreibrechte gestatten es, eine Datei zu bearbeiten und zu verändern, während Leserechte nur die Ansicht und das Herunterladen erlauben.

Nachteile von SharePoint

Geschlossenes System
SharePoint ist an das Microsoft-Ökosystem gebunden und lässt sich nicht in andere Arbeitsumgebungen wie den Google Workspace oder die Adobe Creative Cloud einbinden. Umgekehrt müssen z.B. Google Docs, Sheets und Slides für einen Import zu SharePoint in ein äquivalentes Microsoft- oder OpenDocument-Format überführt werden. Dabei gehen Versionsverläufe leider verloren.

Kein automatischer Metadatenimport bei Bildern und Videos
Wie oben beschrieben werden beim Import von Mediendateien in SharePoint möglicherweise enthaltene Metadaten ignoriert. Für Nutzer, die häufig mit Bild-, Grafik- oder Videodateien arbeiten und die auf diese Metainformationen angewiesen sind, ist das ein großer Nachteil. Es ist zwar möglich, Metadaten nachträglich über CSV-Dateien in die SharePoint-Datenbank zu importieren, aber ein vollwertiger Ersatz ist das nicht.

Keine Einbindung externer Stakeholder
Der größte Nachteil von SharePoint besteht vermutlich darin, dass der Datenaustausch auf interne Teams beschränkt ist und externe Beteiligte gar nicht oder nur mit starken Einschränkungen eingebunden werden können. Wenn Ihr Unternehmen viel mit Freiberuflern, externen Partnern oder Agenturen zusammenarbeitet, könnte der Einsatz von SharePoint daher hinderlich sein.

Keine intuitive Benutzeroberfläche
Die Einrichtung von SharePoint gilt als vergleichsweise anspruchsvoll. Ähnlich verhält es sich mit der Benutzeroberfläche für nicht-administrative Anwender. Auch diese könnte intuitiver gestaltet sein. Das zusammengenommen erklärt, warum Microsoft SharePoint eine intensive Einarbeitung erfordert.

Vorteile eines modernen DAM-Systems

Granulare Zugriffskontrollen
In puncto Sicherheit stehen moderne DAM-Systeme SharePoint in nichts nach. Es gibt in der Regel fortschrittliche Rollensysteme für feingranulare Zugriffskontrollen bis in die Einzeldateiebene hinein. Hinzu kommen metadatenbasierte Filter und Möglichkeiten für intelligentes Freigabemanagement.

Datenintegration
In DAM-Systemen gespeicherte Inhalte sind nicht notwendigerweise an eine bestimmte Arbeitsumgebung gebunden. Dank flexibler Schnittstellen wie REST APIs können maßgeschneiderte Anbindungen entwickelt werden. Je nach DAM-Anbieter besteht sogar schon die Möglichkeit, verwaltete Ordner und Dateien über bekannte Anwendungen von Adobe, Google oder Microsoft anzusteuern und abzurufen.

Maximierte Metadatenunterstützung
Die Metadatenverwaltung ist eine Grundkomponente jedes DAM-Systems. Demensprechend ist hier das Auslesen und Importieren bereits vorhandener Metadaten ein standardmäßig vorgesehener Prozess. Zeitgemäße DAM-Lösungen unterstützen dabei mindestens die Metdatenformate XMP und Exif (sowie optional das Legacy-Format IPTC-IIM).

Metadaten dienen übrigens nicht nur einer verbesserten Strukturierung und Auffindbarkeit, sondern ermöglichen auch die Dokumentation von Lizenzdaten, Bildrechten oder anderen rechtlichen Verfügungen.

Erweiterte KI-Funktionen
In modernen DAM-Systemen kommen zunehmend Deep-Learning-Verfahren zum Einsatz, um z.B. Bildähnlichkeitssuchen, visuelle Suchen anhand natürlicher Sprache sowie die automatische Erkennung von Personen und Objekten in Fotos und Videos (und deren automatische Verschlagwortung) zu ermöglichen.

Vergleichbare Funktionen fehlen bei SharePoint, da der Fokus dort nicht auf visuellen Medien liegt.

Benutzerfreundlichkeit und Zugänglichkeit
Ein gutes DAM-System zeichnet sich durch intuitive Benutzeroberflächen, einfache Bedienbarkeit und hohe Zugänglichkeit aus. Natürlich gibt es hier je nach Anbieter Unterschiede. Viele DAM-Lösungen erweisen sich aber als vergleichsweise anwenderfreundlich.

Nachteile von DAM-Lösungen

Kein Versionsverlaufstool für Dokumente
Dokument-Dateitypen können innerhalb eines DAM-Systems gespeichert und teilweise auch angezeigt werden. Detaillierte Änderungsverläufe sind für Dokumente aber in der Regel nicht verfügbar. Hier hat SharePoint einen klaren Vorteil.

Höhere Investition nötig
Im Vergleich zu SharePoint, dessen Cloudversion in einem Microsoft 365-Abonnement schon enthalten ist, fallen die Anschaffungs- und Betriebskosten von DAM-Systemen meist etwas höher aus. Für Unternehmen, in denen viel mit medialen Inhalten gearbeitet wird, ist eine Amortisation aber nur eine Frage der Zeit.

Fazit

Die Wahl zwischen Microsoft SharePoint und einem DAM-System hängt maßgeblich von den spezifischen Bedürfnissen und Anforderungen eines Unternehmens ab. SharePoint eignet sich hervorragend für die Dokumentenverwaltung und interne Kollaboration, besonders in Unternehmen, die bereits tief im Microsoft-Ökosystem verwurzelt sind. Seine Stärken liegen in der umfassenden Versionsverwaltung und hohen Datensicherheit.

Demgegenüber stehen DAM-Systeme, die mit ihrer ausgefeilten Metadatenunterstützung, erweiterten KI-Funktionen und benutzerfreundlichen Oberflächen besonders für die Verwaltung und Verteilung von Medieninhalten ausgelegt sind. Sie bieten häufig flexible Integrationsmöglichkeiten und fördern die effiziente Zusammenarbeit zwischen internen und externen Beteiligten.

Der Media Hub von teamnext

Der teamnext | Media Hub ist eine umfassende Lösung zur Verwaltung digitaler Assets, die den Anforderungen unterschiedlichster Unternehmen und Organisationen gerecht wird. Der Media Hub überzeugt mit KI-basierten Verfahren für die individuelle Objekt- und Personenerkennung und kann mit maßgeschneiderten Funktionen je nach Branche und Anforderungskatalog ausgestattet werden. Er wird z.B. von Profisportorganisationen, Ausrichtern von Großevents, öffentlichen Institutionen oder traditionellen Produktherstellern verwendet.

Weitere Vorteile bietet der Media Hub durch die Unterstützung zahlreicher Dateiformate ganz verschiedener Art (Bilder, Vektorgrafiken, Videos, RAW-Formate, Dokumente) sowie durch intelligentes Freigabemanagement und ein angegliedertes Media Portal für eine verbesserte Zusammenarbeit zwischen internen und externen Partnern.

Zudem können im Media Hub gespeicherte Inhalte dank eines Konnektors aus populären Anwendungen heraus geöffnet und bearbeitet werden. Zu nennen wären hier z.B. Anwendungen der Adobe Creative Cloud (Photoshop, Illustrator, InDesign), von Microsoft 365 (Word, Excel, PowerPoint) und des Google Workspace (Docs, Sheets, Slides).

Der Media Hub stellt also nicht nur eine fortschrittliche Alternative zu SharePoint dar, sondern hebt sich durch seine Flexibilität und funktionale Ausstattung auch von anderen DAM-Lösungen positiv ab.

Probieren geht über Studieren

Falls Sie nach dieser Lektüre unsere Lösung einfach mal ausprobieren möchten, dann können Sie quasi sofort loslegen, indem Sie eine kostenlose 14-tägige Testphase starten. Zudem können Sie jederzeit einen Termin für eine kostenlose Online-Produktdemo mit einem unserer Experten buchen. Für weitere Fragen stehen wir natürlich gerne persönlich zur Verfügung. Hier finden Sie unsere Kontaktinformationen.