Wie kann ich eine eigene Bilddatenbank aufbauen?

Eine professionelle Bilddatenbank ist heutzutage nicht nur für Fotografen und Medienbetriebe eine notwendige Anschaffung. In immer mehr Unternehmen, Organisationen und Institutionen stehen Teams aus den Bereichen Marketing, Vertrieb und Öffentlichkeitsarbeit vor der Herausforderung, dass die Anzahl an digitalen Bildern in den letzten zwei Jahrzehnten exponentiell angestiegen ist. Oftmals übersteigen die Bildbestände schnell einige tausende, zehntausende oder auch hunderttausende Bilder. Daher ist es absolut sinnvoll, sich mit der Frage, wie eine eigene Bild- oder Fotodatenbank aufgebaut werden kann, intensiv zu beschäftigen, um auch zukünftig schnell und einfach das passende Motiv zu finden.

Fünf Gründe, die für den Aufbau einer eigenen Bilddatenbank sprechen:

1. Entlastung der Mitarbeiter (Zeit, Ressourcen, gesetzliche Vorgaben)
2. erleichterte Einhaltung von gesetzlichen Vorgaben (bspw. Urheberrechte, Personenfreigaben, Datenschutzvorgaben)
3. Synergie-Effekte nutzen (z.B. keine doppelten Käufe von Bildern)
4. verbesserte Qualität der Öffentlichkeits- und Marketingarbeit
5. Steigerung des ROIs (Return-on-Investment) von digitalen Bildern bzw. Mediendateien

Was ist der Unterschied zwischen einer ordnerbasierten Ablagestruktur und einer Bilddatenbank?

Viele Organisationen haben ihre Bilder auf klassischen Medialaufwerken in einer (teils komplexen) Ordnerstruktur abgelegt und gespeichert. Bei der Organisation von Bildern in einer Ordnerstruktur kommt man jedoch schnell an die Grenzen des Machbaren, wenn man versucht, Bilder mehreren Themen zuzuordnen. Zum Beispiel könnte auf einem Bild eines Sportevents ein Spieler, ein Sponsorenlogo und eine Emotion festgehalten sein. Möchte ich diese Informationen am Bild mit hinterlegen, habe ich in einer eindimensionalen Ordnerstruktur nur wenig Möglichkeiten dazu.

Option A: Ich erstelle drei Ordner (Spieler, Sponsor und Emotion) und lege jeweils eine Kopie des Bildes in dem jeweiligen Ordner ab.

Option B: Ich erstelle einen Ordner und halte die Information im Ordner- oder Dateinamen fest.

Weder Option A noch Option B sind strukturell sinnvolle Alternativen, da man entweder massenhaft Duplikate erzeugt oder eine unübersichtliche und schlecht durchsuchbare Dateistruktur entsteht.

Wie könnte also eine Alternative in Form einer professionellen Bilddatenbank aussehen?

Beim Aufbau einer eigenen Bilddatenbank ist es wichtig, sich zuerst mit den technischen Möglichkeiten einer professionellen Bild- oder Fotodatenbanksoftware vertraut zu machen. Im Unterschied zur Arbeit mit einer eindimensionalen Ordnerstruktur bietet Ihnen eine solche Lösung zahlreiche Möglichkeiten, Ihre Bilder mit ergänzenden Informationen zu verknüpfen.

Beispiele einer mehrdimensionalen Datenstruktur einer Bilderdatenbank:

• • Tags / Schlagworte
  • Kategorisierung nach Medientyp
  • Organisation in virtuellen Alben / Sammlungen
  • Nutzungsrechte / Lizenzinformationen
  • KI-basierte Datenanalysen
    • Anzahl Personen
    • Personenidentifikation
    • dominierende Akzentfarben
    • automatisiere Objekterkennung
    • Stimmung / Emotionen

Welche Anforderungen habe ich an eine eigene Bilderdatenbank?

Folgende Fragestellungen können Ihnen dabei helfen, Ihr Anforderungsprofil für den Aufbau einer eigenen Bilddatenbank für Ihr Unternehmen zu erstellen:

• • Sollen nur Bilder oder auch andere Mediendateien verarbeitet werden?
    (z.B. Videos, Grafik- oder Audiodateien, Präsentationen, Dokumente)
  • Welche Dateiformate werden verwendet?
    (z.B. JPEG, PNG, TIFF, WebP, AI, SVG, MP4, AVI, MOV, PDF etc.)
  • Welche Metadatenschemata und -formate sollen verwendet werden?
    (z.B. Exif, IPTC-IIM, XMP, Dublin Core)
  • Wer soll mit dem System künftig intern arbeiten?
    (z.B. Mitarbeiter aus: Marketing- und PR-Abteilung, Unternehmenskommunikation, Personalwesen, Vertrieb)
  • Welche externen Stakeholder benötigen Zugriff auf die Datenbank?
    (z.B. Agenturen, Kunden, Partner oder Presse)
  • Sind rechtliche Themen zum Lizenzmanagement relevant, z.B. von Stock-Bildern oder anderweitig eingekauftem Bildmaterial?
  • Wird eine KI-basierte Gesichtserkennung für die automatische Identifikation bestimmter Personen benötigt?
  • Gibt es unternehmensspezifische Prozesse oder Ansprüche, die besonders berücksichtigt werden müssen?
  • Müssen besondere Datenschutzvorgaben (über die DSGVO hinausgehend) beachtet werden?
    (z.B. besonders hohe Sicherheitsansprüche aufgrund von Verschwiegenheitspflichten)

Moderne Bildverwaltungsplattformen sind in der Regel cloudbasiert und zeichnen sich durch eine selbsterklärende Nutzeroberfläche sowie einen hohen Grad an Flexibilität und Sicherheit aus.

Beschleunigtes Arbeiten durch Massenverschlagwortung, hier mit der cloudbasierten Lösung für Bilddatenbanken von teamnext

Haben Sie die für sich passende Lösung gefunden, sollten Sie diese selbst ausführlich testen, um sich ein eigenes Bild vom Aufbau und der Flexibilität des Systems zu machen.

Bevor Sie nun direkt loslegen, Ihre eigene Bilddatenbank aufzubauen, sollten Sie sich vorab mit der Planung der zukünftigen Datenstruktur beschäftigen.

Wie finde ich die richtige Datenstruktur für mein Unternehmen?

Mit der Erarbeitung Ihrer individuellen Datenstruktur legen Sie den Grundstein für den langfristigen Erfolg einer eigenen Bilddatenbank. Daher ist es in dieser Phase entscheidend, ein möglichst heterogenes Meinungsbild von zukünftigen Nutzern aus unterschiedlichen Bereichen Ihres Unternehmens zu erhalten. Damit validieren Sie nicht nur den Aufbau der Datenstruktur, sondern steigern darüber hinaus die Akzeptanz der internen Datenbank bei Ihren Kollegen:innen.

Je nach inhaltlichem Schwerpunkt könnte die Datenstruktur Ihrer Bilddatenbank auf der obersten Ebene wie folgt aussehen:

1. Zeitliche Sortierung (z.B. Saison / Wettbewerb im Profisport)

1. • Bundesliga Saison 21/22
   • Pokalspiele Saison 21/22
   • Freundschaftsspiele Saison 21/22
   • etc.

2. Organisationsbereiche (z.B. Stadtverwaltung)

1. • Referat I
   • Referat II
   • Referat III
   • etc.

3. Produkt- oder Artikelgruppen

1. • Produktgruppe A
   • Produktgruppe B
   • Produktgruppe C
   • etc.

4. Inhaltliche Gliederung

1. • Pressekonferenzen
   • Produkte
   • Projekte
   • Logos und Vorlagen
   • etc.

Bei der Erstellung der Datenstruktur gibt es kein Richtig und Falsch, solange die neue Struktur zu Ihrer Organisation passt.

Wenn die Ablagestruktur für die eigene Bilddatenbank erstellt ist, geht es mit dem Aufbau des Schlagwortkatalogs weiter, um Ihre Bilder mit ergänzenden Informationen versehen zu können.

Wie erstelle ich einen individuellen Katalog an Schlagworten bzw. Tags?

Bei der Erstellung eines Schlagwortkatalogs für Ihre Bilddatenbank, der fachsprachlich auch als Thesaurus bezeichnet wird, kommt es genauso wie bei der Erarbeitung der Ablagestruktur auf die Heterogenität der eingebundenen Personen an. Idealerweise erstellen Sie eine Liste und sammeln im ersten Schritt alle Schlagworte, die sinnvoll erscheinen, um Ihnen bei der täglichen Arbeit das Finden von Bildern zu erleichtern. Im zweiten Schritt gruppieren bzw. kategorisieren Sie die Schlagworte. Damit erhalten Sie einen Überblick, ob bereits alle Bereiche der Organisation berücksichtigt wurden.

Tag-Verwaltung innerhalb der professionellen Bilddatenbanksoftware von teamnext

Wie strukturiere ich einen Schlagwortbaum?

Versuchen Sie mit möglichst allgemeinen Oberbegriffen zu arbeiten. Je tiefer eine Ebene liegt, desto spezifischer sollten die Begriffe werden. Verlieren Sie sich aber nicht im Klein-Klein. Mit einer Strukturtiefe von 2 bis 4 kommt man in der Regel aus, wenn man nicht gerade ein wissenschaftliche Bilderdatenbank aufbauen möchte. Außerdem sollten für manche Begriffe Synonyme angelegt werden. Schließlich sollte ein Bild, das mit „Frühling“ verschlagwortet wurde, auch gefunden werden, wenn „Frühjahr“ als Suchbegriff eingegeben wird. Ein umfangreiches Synonymverzeichnis ist daher immer Teil einer gut gepflegten Schlagwortstruktur. Da Sie bei einer guten Bilddatenbank genau festlegen können, welche Schlagwörter im Frontend ausgegeben werden (Synonyme werden in der Regel nur indexiert), spricht man in diesem Zusammenhang auch von kontrolliertem Vokabular.

Beispielkategorien eines Schlagwortverzeichnisses:

Jahreszeit

• • Frühling (Synonyme: Frühjahr, Lenz)
  • Sommer
  • Herbst
  • Winter

Ort

• • Deutschland
    • Bayern
      • Augsburg
      • München
      • Nürnberg
      • usw.
    • Baden-Württemberg
    • Berlin
    • usw.
  • Vereinigte Staaten von Amerika (Synonyme: USA, United States)
    • Alabama
      • Montgomery
    • Alaska
    • Arizona
    • usw.

Welche Bilder sollen in die eigene Bilddatenbank importiert werden?

Mit dem Aufbau einer eigenen Bilddatenbank stellt sich früher oder später die Frage, ob alle Bilder aus dem bisherigen Bestand in die neue Datenbank importiert werden sollen oder nicht. Viele Bild- und Medienbestände sind über viele Jahre gewachsen, daher bietet sich ein „digitaler Frühjahrsputz“ in vielen Organisationen an.  Dabei sollten Sie vorab ein gemeinsames Verständnis dafür schaffen, welche Merkmale „gute“ Bilder auszeichnen, denn nur solche Bilder sollten langfristig in der Datenbank zur Verfügung stehen.

Welche Merkmale zeichnen ein „gutes“ Bild aus?

• Inhalt ist klar verständlich
  • Personen sind gut getroffen
  • ausreichender Informationsgehalt und Aussagekraft
  • kategorisierbar in: kreativ / informativ / dokumentarisch
• erkennbarer Zielgruppenfokus
• gute Bildkomposition (z.B. über: Goldener Schnitt, Symmetrie, Bildtiefe, Framing, führende Linien etc.)
• zeitgemäße oder innovative Bildsprache (Bilder sollten nicht altmodisch wirken, oft bei älteren Stockfotos der Fall)
• technische Qualität des Bildes
  • wenig Bildrauschen
  • keine sichtbaren Artefakte (z.B. durch zu starke Kompression)
  • klarer Fokus (Schärfe / Unschärfe)
  • ausgewogene Bildbelichtung
  • brauchbare absolute Auflösung (mindestens 1 MP)
  • hoher Kontrastumfang (Dynamik)
  • gelungener Weißabgleich / Farbechtheit
  • nicht hochskaliert oder zu stark interpoliert

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