Dateinamen – Best Practices für die Benennung von Dateien

In der digitalen Welt von heute werden in jedem größeren Unternehmen unzählige Dateien erstellt, bearbeitet und über das Internet geteilt. Durchdachte Dateinamen dienen dabei der Auffindbarkeit und erleichtern den Informationsaustausch. Ein konsistentes System für Dateinamen kann daher mehr zur Produktivität beitragen, als man vielleicht annehmen würde.

Bevor wir entsprechende Lösungen betrachten, sollten wir uns kurz vor Augen führen, was es bedeutet, kein System zu verfolgen.

Nahezu jeder PC-Nutzer dürfte schon häufiger Zeit damit verbracht haben, unzureichend benannte Dateien im ‚digitalen Heuhaufen‘ zu suchen. Findet man die gesuchte Datei nicht binnen weniger Minuten, kann der Vorgang sehr schnell sehr frustrierend werden.

Bekanntlich sind mangelhafte Dateinamen besonders dann ein Problem, wenn keine Metadaten (Schlagwörter, Beschreibungen etc.) vorliegen und zudem eine sinnvolle Ordnerstruktur fehlt. Diese Situation ist nicht nur die ungünstigste, sondern leider auch die häufigste: Anwender, die sich keine Mühe bei der Benennung von Dateien geben, denken schließlich erst recht nicht daran, passende Metadaten oder Ordnerstrukturen anzulegen.

So sieht die Realität bei vielen Privatnutzern aus. Im Unternehmensbereich sind meist Ansätze für ein Ablagesystem vorhanden, wenngleich es auch hier zahlreiche Fälle von Tohuwabohu gibt.

Das systematische Benennen von Dateien gilt als erster Schritt auf dem Weg hin zu einer optimierten Auffindbarkeit. In diesem Beitrag werden wir uns ganz bewusst auf diesen ersten Schritt beschränken. Sie werden staunen, wie viel man mit etwas Ordnungssinn und Konsequenz erreichen kann.

Das einfachste System ist nicht das schlechteste

Es gibt Anwendungsbereiche, in denen es Sinn macht, eine bloße fortlaufende Nummer als Dateinamen zu verwenden, z.B. in Bildagenturen oder ähnlichen digitalen Archiven. Natürlich sollte man dabei mit führenden Nullen arbeiten. Andernfalls kommt es leicht zu einer Fehlsortierung folgender Art:

1.jpg
10.jpg
2.jpg
3.jpg
usw.

Die Anzahl führender Nullen sollte einem Wert entsprechen, der realistisch möglich ist. Bei einer größeren Bildagentur, die Millionen von Stockfotos vermarktet, könnte die Umsetzung z.B. so aussehen:

00000001.jpg
00000002.jpg
00000003.jpg
…
99999999.jpg

Mit 8 Stellen kommt man auf 100 Millionen – 1 mögliche Bildnummern, was mehr als ausreichend sein dürfte.

Notabene: Im Archiv- und Bibliothekswesen wird das Prinzip fortlaufender Nummern auch als Numerus Currens bezeichnet.

Das Datum als Teil des Dateinamens

Zeitliche Aspekte wie das Erstelldatum einer Datei oder das Aufnahmedatum eines Fotos als Ordnungskriterium zu nehmen, ist sinnvoll und weitverbreitet. Dabei gilt es natürlich einige Dinge zu beachten:

• • Für eine chronologische Auflistung muss das Datum an den Anfang des Dateinamens gesetzt werden.
  • Das Format sollte sortierfähig sein (z.B. JJJJMMTT oder JJJJ-MM-TT).
  • Man sollte zur Differenzierung mindestens ein weiteres Attribut anfügen.

Unter Berücksichtigung dieser Punkte, sähen valide Dateinamen z.B. so aus:

20240403_001.jpg
20240403_999.jpg
20241001_010.jpg

Das Datum wird hier in sortierfähiger Form (JJJJMMTT) als Präfix gesetzt und der hintere Abschnitt besteht aus einer laufenden Nummer.

Vermeidung von Sonderzeichen und Leerzeichen

Manche Sonderzeichen lassen sich nicht innerhalb eines Dateinamens verwenden, weil sie dafür systemseitig nicht zugelassen sind. Unter Windows betrifft das folgende Zeichen:

\ / : * ? “ < > |

Unter macOS sind / (Slash) und : (Doppelpunkt) unzulässig oder problematisch, unter Linux-Systemen ist es nur der Slash.

Um einen fehlerfreien Austausch von Dateien über Betriebssysteme hinweg zu ermöglichen, sollte daher stets die Liste von unter Windows ungültigen Zeichen berücksichtigt werden.

Unter Windows sind übrigens auch einige Dateinamen (bestehend aus 3 bis 4 Zeichen) fest für das System reserviert. Sie werden dort z.B. keine Dateinamen wie nul, con oder com0 anlegen können (unabhängig von der Dateiendung, Details siehe Namenskonventionen unter Windows).

Web-Kompatibilität herstellen

Wenn Sie in einer Cloud-Umgebung arbeiten oder wenn Ihre Dateien häufiger per Link geteilt oder in Websites eingebettet werden sollen, dann sollten Sie bei der Namensgebung darauf achten, dass die Zeichen direkt in eine URL übernommen werden können. Andernfalls entstehen URLs, die unschön aussehen und schwierig zu merken sind, wie folgendes Beispiel zeigt:

Dateiname:  neue Maßstäbe.pdf

URL-kodiert: neue%20Ma%C3%9Fst%C3%A4be.pdf

Ersetzt man hingegen Leerzeichen durch Unter- oder Bindestriche, Umlaute durch ae oe oder ue sowie Eszett durch Doppel-s, so sieht die URL-Kodierung schon viel lesbarer aus:

neue-Massstaebe.pdf

Es ist übrigens sinnvoll, eine Kombination aus Unter- und Bindestrichen zu verwenden, um Leerzeichen zu ersetzen, da dies die Lesbarkeit erhöht.

Groß- und Kleinschreibung

Je nach Betriebssystem und Einstellung kann bei der Benennung von Dateien Groß- / Kleinschreibung-Unterscheidung (case sensitivity) vorliegen oder nicht. Unter Windows sind Dateinamen z.B. nicht case-sensitiv, unter den meisten Linux-Distributionen sind sie es hingegen, und unter macOS ist beides möglich, wenngleich die Default-Einstellung case-insensitiv ist.

Unter Windows können im selben Pfad also keine Dateien gespeichert sein, die sich nur in der Groß- / Kleinschreibung unterscheiden. Eine Suche nach test.jpg wäre dort identisch mit einer Suche nach Test.jpg. Unter Ubuntu Linux wäre eine Suche, die zwischen test.jpg und Test.jpg differenziert, hingegen möglich.

Was bedeutet das nun in Bezug auf unsere Fragestellung?

Dazu müssen wir noch einmal zurück zur URL. Der entscheidende Abschnitt einer URL verhält sich nämlich case-sensitiv. Die drei folgenden URLs könnten also auf drei verschiedene Seiten verweisen:

1. 1. https://teamnext.de/Grundsaetze-fuer-Dateinamen.html
   2. https://teamnext.de/grundsaetze-fuer-dateinamen.HTML
   3. https://teamnext.de/Grundsaetze-fuer-dateinamen.html

Für Linux-affine Nutzer mag das eine sinnvolle Konsequenz sein, Windows-Nutzer dürften eher irritiert davon sein. In jedem Fall ist das Nebeneinander ‚fast gleich‘ beschaffener URLs eine unschöne Sache.

Muss deshalb eine generelle Kleinschreibung her? Das wäre vermutlich zu viel verlangt, würde den webbasierten Dateiaustausch aber vereinheitlichen. Wer in puncto Web-Kompatibilität alles richtig machen möchte, schreibt einen Dateinamen also klein:

grundsaetze-fuer-dateinamen.html

Die häufigsten Dateinamen

Unter den häufigsten Dateinamen findet man zunächst solche, die vom jeweils verwendeten Programm vorgeschlagen werden: z.B. Dok1.docx, Mappe1.xlsx oder Scan1.pdf.

Dann gibt es solche, die zwar manuell eingegeben wurden, aber außer dem Dateistatus nicht viel über den Inhalt preisgeben, z.B. Text_neu.docx, Entwurf_v1.docx oder Logo_final_final.psd (um ein bekanntes Meme aufzugreifen).

Durch ‚Hochgeschwindigkeitsbenennung‘ entstehen übrigens die schlimmsten Namen: ganz kurze wie a.jpg, austauschbare wie temp.txt oder auch kryptisch anmutende wie asdf.docx, einfach weil die Buchstaben so hübsch beieinander liegen.

Wie viel Inhalt muss rein?

Wie man es nicht macht, sollte inzwischen klar sein. Kommen wir also zurück zur positiven Bestimmung geeigneter Dateinamen.

Es kann sicherlich nicht schaden, Angaben zum Versionsstand mit in den Dateinamen aufzunehmen, viel wichtiger ist jedoch, dass man inhaltliche Hinweise gibt. Nach Begriffen, die den Inhalt, den Zweck oder Anlass betreffen, wird man schließlich viel eher suchen, wenn man die Datei zu einem späteren Zeitpunkt wiederauffinden möchte.

Inhaltliche Angaben sollten kurz, prägnant und eindeutig sein. Auch die Verwendung eindeutiger Abkürzungen kann hilfreich sein. Längere Beschreibungen oder Schlüsselwortlisten gehören ausdrücklich nicht in den Dateinamen (sondern in entsprechende Metadaten-Container).

Gibt es eine DIN-Norm für Dateinamen?

Ja, die gibt es. In DIN 5008:2020-03 ist Abschnitt 25.3 der Dateibenennung gewidmet. Die wesentlichen Bestimmungen, die sich dort finden, wurden hier bereits erörtert, aber es kann nicht schaden, einige zu wiederholen:

• • Dateinamen bestehen aus zwei bis drei Teilen (z.B. Datum, Anlass, inhaltliches Stichwort).
  • Zwischen den Teilen des Dateinamens ist ein Gliederungszeichen einzufügen.
  • Das Datum ist numerisch in der Reihenfolge Jahr, Monat, Tag zu gliedern.
  • Für Sortierungen kann die Reihenfolge der Elemente des Dateinamens geändert werden.
  • In Dateinamen sind Leer- und Sonderzeichen wie Umlaute zu vermeiden.

Der wichtigste Regel aber lautet:

Die Dateibenennung sollte innerhalb einer Organisation einheitlich sein.

Dazu mehr im nächsten Abschnitt.

Einheitlichkeit ist das A und O

Grundsätzlich sollte man bei der Dateibenennung organisationsweite Konventionen und Schemata schaffen. Das gilt auch für inhaltliche Aspekte des Dateinamens. Wenn man z.B. ein Dokument anlegt, bei dem es um eine Jahreshauptversammlung geht, dann sollte man eine einheitliche Schreibung finden. In der Realität sieht es leider meist so aus wie im nächsten Beispiel (drei Jahre, drei verschiedene Schemata).

Einladung JHV 2022.pdf
Jahreshauptversammlung-2023-Einladung.pdf
Einladung_Hauptversammlung_2024.pdf

Wäre es nicht schön, hier Ordnung obwalten zu lassen? Gesagt, getan:

20211210_Einladung_JHV_2022.pdf
20221209_Einladung_JHV_2023.pdf
20231208_Einladung_JHV_2024.pdf

Im Grunde ist das Entwerfen eines einheitlichen Ablagesystems gar nicht schwer. Trotzdem scheitern solche Projekte häufig. Das beste System nützt schließlich nichts, wenn sich kaum einer daran hält.

Für Soloselbstständige ist das einheitliche Benennen von Dateien natürlich am ehesten umsetzbar; auch in kleinen Arbeitsgruppen kann es gut funktionieren. In größeren Unternehmen gibt es hingegen oft zu viele, die mitspielen müssen. Menschliche Faktoren wie Bequemlichkeit, Ungeduld oder Eigenwille lassen sich bekanntlich nur schwer ausmerzen und stehen einem konsequent geführten Ablagesystem leider häufig im Weg.

Fazit

Die Implementierung eines durchdachten Systems für die Dateibenennung ist mehr als nur eine Frage der persönlichen Organisation; es ist eine unternehmerische Entscheidung, die die Zugänglichkeit zu digitalen Inhalten erhöht, den Informationsaustausch verbessert und letztendlich die Produktivität ein Stück weit steigert – wenn alle mitspielen. Das ist leider nicht selbstverständlich. Insofern sind die hier vorgestellten Best Practices nur dann etwas wert, wenn man die Beteiligten dazu bewegen kann, sie konsequent umzusetzen.

Ganz oben auf der Agenda muss daher stehen, dass neue Mitarbeiter von Beginn an für das Thema sensibilisiert werden und eine hinreichende Einarbeitung stattfindet. Zusätzlich sollte man über eine Grundlagenschulung nachdenken, bei der es nicht nur um Dateinamen, sondern um professionelles Verwalten von Dateien (Digital Asset Management) insgesamt geht. Ihr volles Potential entfaltet die die Kunst der Dateibenennung nämlich erst im Dreiklang mit sinnvollen Ordnerstrukturen und optimierten Metadaten.

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