7 Dinge, die in Ihrem Briefing nicht fehlen dürfen

Marketingteams in allen Branchen koordinieren täglich etliche Projekte. Dabei stehen sie ständig mit unterschiedlichen Teams wie internen Fachabteilungen oder externen Dienstleistern in Kontakt. Damit Absprachen eingehalten und Vorstellungen korrekt umgesetzt werden, muss noch vor Projektstart eine Informationsgrundlage geschaffen werden, die alle Projektbeteiligten abholt. Wie? Ganz einfach: Mit dem richtigen Briefing. Ein einheitlicher Briefingsprozess kann schon vor Projektstart Missverständnisse ausschließen.

„Das Design gefällt uns wirklich gut, aber …“

Wer im Marketing arbeitet, kennt folgende Szenarien nur zu gut:

1. Das Projekt befindet sich in den letzten Zügen, und die finale Version wird der internen Fachabteilung zur Freigabe vorgestellt. Diese hat sich das Endergebnis aber ganz anders vorgestellt. Es wird diskutiert, Korrekturen werden vorgenommen und Deadlines nach hinten verschoben.
2. Innerhalb eines Projektes wird die Arbeit von externen Dienstleistern in Anspruch genommen. Das Endergebnis entspricht aber nicht Ihren Vorstellungen. Unübersichtliche Korrekturschleifen werden eröffnet, die Fachabteilung macht Druck, weil Deadlines nicht eingehalten werden können und zusätzliche Kosten entstehen.

Diese zusätzlichen Korrekturschleifen kosten Zeit und Nerven und könnten durch klare Absprachen vermieden werden. Oft scheitert es in Sachen klare Absprachen jedoch schon vor dem eigentlichen Projektstart: nämlich beim Briefing. Ob bei internen Projekten oder der Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern – das richtige Briefing ist der Grundstein für einen erfolgreichen Projektablauf. Im Briefing werden die richtigen Fragen gestellt, damit Sie als Marketingteam selbst oder Ihren externen Dienstleister zielgenau und vorstellungsgerecht vorgehen können.

Was macht ein gutes Briefing eigentlich aus?

In Ihren Briefings sollten die richtigen Fragen gestellt werden, um Vorstellungen so gut wie möglich zu definieren. Die Fragen sollten dabei klar und prägnant formuliert werden.

Weil jedes Projekt anders ist, kommt das Standard-Briefing oft an seine Grenzen. Deshalb ist es sinnvoll verschiedene Briefingvorlagen für unterschiedliche Projektanlässe parat zu haben. Denn ein externer Dienstleister benötigt andere Informationen von Ihnen, wenn es um ein Printmedium geht, als um die Erneuerung Ihrer Website etc. Mit dem teamnext | Media Hub haben Sie Zugriff auf einen Pool von Briefingvorlagen, die Sie beliebig anpassen und erweitern können.

Was darf in meinem Briefing nicht fehlen?

Es gibt einige Punkte, die unabhängig vom Projektanlass in keinem Briefing fehlen sollten. Sie sichern Ihnen und Ihren Dienstleistern ein gemeinsames Verständnis Ihrer Projektvision.

Ausgangslage

Wie ist die Ausgangslage und was ist der Projektanlass? Wichtige Informationen zur Unternehmensgeschichte und -vision sowie die momentane Stellung auf dem Markt. Diese Informationen sind wichtig, damit Ihre Dienstleister sich einen ersten Überblick über Sie und Ihre Ausgangssituation verschaffen können.

Botschaft

Wofür stehen Ihre Organisation und Ihre Produkte bzw. Dienstleistungen? Welche Besonderheiten könnten an dieser Stelle hervorgehoben werden (z.B. Preis und Qualität)? Was hebt Sie von Ihren Mitbewerbern ab? Ihre Botschaft in einem Satz hilft Ihren Dienstleistern dabei, Ihre Vision besser zu verstehen.

Zielsetzung

Was möchten Sie mit dem Projekt erreichen? Die Bekanntheit Ihrer Produkte / Dienstleistungen steigern? Mehr Präsenz auf Social-Media-Kanälen? Was genau versprechen Sie sich von der Zusammenarbeit mit Ihrem Dienstleister? Um Missverständnisse vorher schon ausschließen zu können, sollte besonders die Zielsetzung genau definiert sein.

Zielgruppe

Die Zielgruppe gilt es so präzise wie möglich zu bestimmen. Menschen mit welchem Geschlecht, Alter und Einkommen sollen angesprochen werden? Welchen Geschmack und welche Werte, Ansichten, Haltungen, Beschäftigungen oder Lebensstile soll diese Gruppe besitzen? Wichtig an dieser Stelle ist auch die Frage wann und worauf die Zielgruppe reagieren soll. Je genauer die Zielgruppe identifiziert werden kann, desto zielgenauer die Umsetzung.

Design

Machen Sie im Vorfeld auf die Einhaltung bestimmter Designvorgaben aufmerksam. Soll eine bestimmte Schriftart, bestimmte Farben und Logos verwendet werden? Wie soll die Zielgruppe angesprochen werden (z.B. werblich oder informativ). Je genauer das angestrebte Design beschrieben wird, desto größer die Chance für Ihre Dienstleister, Ihre Vorstellungen genau abzubilden und unnötige Korrekturschleifen zu vermeiden.

Stolpersteine

Nicht nur die Stärken, sondern auch die Definition der potenziellen Stolpersteine kann von großer Relevanz sein. Können Sie an dieser Stelle bereits einige Punkte nennen, können Sie gemeinsam mit Ihren Dienstleistern schon vorab potenziellen Herausforderungen entgegenwirken.

Zeit und Budget

Eine Deadline und Budgetvorgabe vermeiden Missverständnisse und geben eine klare Struktur für die Erstellung eines Zeitplans.

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