8 gute Gründe für ein zentrales Taskmanagement

„Oh, das ist wohl irgendwo untergegangen …“

Innerhalb von Projekten stehen gerade Marketingteams durch die notwendige Zusammenarbeit mit internen Fachabteilungen, externen Dienstleistern und dem eigenen Team einem komplexen Aufgabenmanagement gegenüber. Der Kollege aus der Fachabteilung bittet „kurz“ um Ihre Zeit, Dienstleister warten auf Informationen von Ihnen und die neuste Layout-Version wartet darauf, gesichtet oder korrigiert zu werden. Diese Aufgaben werden oft intransparent oder schlichtweg gar nicht dokumentiert und erreichen Sie auf unterschiedlichen Wegen wie E-Mail, Telefon oder Zurufe an der Kaffeemaschine. Gerade innerhalb von Projektarbeit kann effizientes Taskmanagement jedoch Zeit, Geld und Nerven sparen.

Mal Hand aufs Herz …

Wie steht’s um Ihr Aufgabenmanagement? Liegen Aufgaben und Informationen zu Ihren Projekten immer noch in Excel-, Worddateien oder in Ihrer E-Mail-Inbox ab? Durchsuchen Sie etliche Dokumente, von denen es unzählige Versionen zu geben scheint, auf der Suche nach der Aktuellsten, die dann wieder per E-Mail mit einer neuen Aufgabe weiter versendet wird? Weiß überhaupt irgendjemand, wie es um offene Aufgaben steht, abgesehen von dem, der sie bearbeitet? – Nein? Dann sollten Sie das ändern.

Zentrales Taskmanagement – 8 Vorteile

1) Alle Aufgaben im Überblick

Der wohl überzeugendste Vorteil eines zentralen Taskmanagements ist sicher der gewonnene Überblick über alle aktuellen und erledigten Aufgaben. Dieser Überblick erleichtert es Ihnen, Ihre Aufgaben besser zu priorisieren und sie zielgerichtet zu erledigen. Dabei stellen Sie jederzeit sicher, dass Sie mit den aktuellsten Informationen arbeiten. Das erhöht die Transparenz für alle Teammitglieder.

2) Ortsunabhängige Zusammenarbeit

Ihnen ist eine Aufgabe eingefallen, die Sie schnell delegieren müssen, Sie sind aber gerade nicht im Büro oder der betreffende Kollege ist nicht erreichbar? Mit einem zentralen Taskmanagement weisen Sie Aufgaben einfach und schnell zu, egal wo Sie gerade sind. Dies macht die Zusammenarbeit um einiges leichter und Aufgaben können schneller bearbeitet werden.

3) Flexibel arbeiten

Sobald sich etwas innerhalb Ihres Projekte ändert, werden alle Projektbeteiligten darüber informiert. Dadurch können Sie flexibel und agil arbeiten, ohne jedes Mal über umständliche Wege alle Beteiligten informieren zu müssen.

4) Kein Zusammensuchen von Informationen

Alle Aufgaben liegen an einer Stelle und nicht in verschiedenen E-Mail-Postfächern, Word-Dokumenten oder Kalender-Einträgen verteilt. Dadurch sparten Sie sich etliches Nachfragen bei internen und externen Teammitgliedern, weil Sie alle Aufgaben ganz einfach einsehen können. Mit dem teamnext | Media Hub werden Aufgaben direkt dem betreffenden Projekt zugeordnet. Das schafft noch mehr Transparenz innerhalb Ihrer Absprachen.

5) Schnellere Kontrolle von Aufgaben

Den Stand Ihrer Aufgaben können Sie einfach und schnell kontrollieren. So sind Sie  jederzeit auskunftsfähig gegenüber der Chefabteilung oder Kunden und können zuverlässige Aussagen treffen. Kein unangenehmes stammeln mehr wie „Das müsste ich nochmal intern abklären.“ Jeder weiß über alles Bescheid. Jederzeit.

6) Nachvollziehbare Absprachen

„Ach so, ja. Das haben wir ganz anders verstanden.“ Täglich werden Aufgaben telefonisch, per E-Mail oder in Meetings delegiert. Das macht Ihre Absprachen nicht wirklich transparent und die Gefahr, aneinander vorbeizureden ist groß. Dazu kommt, dass z.B. telefonische Absprachen schwer bis gar nicht nachvollziehbar sind, wenn es mal wirklich darauf ankommt. Ist dann der zuständige Kollege gerade nicht anwesend, geraten Projekte schnell mal ins Stocken, weil bestimmte Informationen fehlen. Mit zentral dokumentierten Aufgaben vermeiden Sie unübersichtliche Absprachen und Missverständnisse.

7) Klare Zuständigkeiten

Über ein zentrales Taskmanagement sind alle Zuständigkeiten und Deadlines deutlich geklärt und dokumentiert. Ausreden wie „Oh, das ist wohl irgendwo untergegangen…“ haben so keine Chance mehr.

8) Nichts mehr vergessen

Sollten Ihre Aufgaben eine Deadline überschreiten, werden Sie darüber benachrichtigt. So haben Sie den Kopf frei für andere Dinge.

Mit dem richtigen Taskmanagement sparen Sie Zeit, erhöhten die Transparenz innerhalb Ihrer Absprachen und dokumentieren alle wichtigen Informationen einheitlich an einem Ort.
Der teamnext | Media Hub hilft Ihnen dabei, all Ihre Aufgaben kinderleicht an interne und externe Teammitglieder (z.B. Dienstleister) zu delegieren. Dabei haben Sie alle Informationen jederzeit im Zugriff.