Synergien von PIM und DAM – wie Unternehmen von beiden Systemen profitieren

Für Unternehmen sind PIM- und DAM-Systeme unverzichtbar, um die Herausforderungen des digitalen Zeitalters erfolgreich zu bewältigen. Falls Ihnen die Abkürzungen noch nicht geläufig sind:

PIM steht für Product Information Management.

DAM für Digital Asset Management.

Während es bei PIM-Systemen um die Bereitstellung von Produktinformationen geht, sind DAM-Systeme primär für die Verwaltung von Mediendateien wie Fotos und Videos gedacht.

In diesem Artikel werden wir nicht nur die Gemeinsamkeiten und Unterschiede zwischen PIM- und DAM-Systemen herausarbeiten, sondern auch verdeutlichen, wie die beiden Systeme miteinander interagieren können.

Was ist ein PIM-System?

Ein Produktinformationsmanagementsystem ist eine zentrale Plattform, die es Unternehmen ermöglicht, alle Produktinformationen an einem Ort zu sammeln, zu verwalten, zu pflegen und zu verteilen. Dabei kann es sich z.B. handeln um:

• • Artikelnummern
  • Produktbeschreibungen
  • Produktbilder
  • technische Spezifikationen
  • Preisinformationen
  • Lagerbestandsdaten
  • Logistikdaten

PIM-Systeme erfordern teilweise komplexe relationale Datenstrukturen, da Produkte häufig in Beziehung zu anderen Produkten stehen. Man denke z.B. an Zubehörteile oder Ersatzteile.
Weitere typische Leistungsmerkmale eines PIM-Systems sind:

• • Attribut- und Variantenmanagement (für verschiedene Farben, Größen, Materialien etc.)
  • Hierarchische Produktklassifizierung (Einteilung nach Industriestandard und / oder eigenen Kriterien)
  • Workflow-Integration (Partizipation verschiedener Abteilungen bei Produktdatenpflege)
  • Multisprach- und Mehrkanalunterstützung
  • historische Daten und Versionierung

Kurzgesagt hilft ein PIM-System dabei, Informationen konsistent, aktuell und qualitativ hochwertig über verschiedene Vertriebskanäle hinweg bereitzustellen. Daher sind PIM-Systeme auch häufig über eine Programmierschnittstelle (API) an andere Datenbanken und Geschäftssysteme angebunden, z.B. an das Warenwirtschaftssystem (ERP), das Customer-Relationship-Management (CRM) oder eben an ein DAM-System, auf das wir noch genau eingehen werden.

Welche Unternehmen benötigen ein PIM-System?

Von einem PIM-System profitiert jedes Unternehmen, das physische Produkte herstellt und / oder vermarktet und diese über verschiedene Kanäle und Plattformen vertreibt. Neben dem standortgebundenen Präsenzhandel denke man insbesondere an direkte und indirekte Online-Vertriebswege. Durch gutes Produktinformationsmanagement erhalten Kunden konsistente Produktinformationen, unabhängig davon, ob sie im eigenen Online-Shop, bei einem Versandhändler wie Amazon oder in einem Laden vor Ort einkaufen.

Was ist ein DAM-System?

Ein Digital-Asset-Management-System ist eine Lösung zur Speicherung, Organisation, Anreicherung, Verwaltung und Distribution von digitalen Medien wie Fotos, Videos, Audiodateien, Präsentationen und anderen Dokumenten. Mediendateien werden hier bewusst als Assets, also als Vermögenswerte verstanden. DAM-Systeme sollen also dabei helfen, den Wert vorhandener Medien zu steigern, z.B. durch die Erhöhung von Verbreitungsgrad und Sichtbarkeit.

Mit einer professionellen DAM-Lösung kann man:

• • Dateien schneller finden und mit wenigen Klicks sicher teilen
  • einheitliche Markenerlebnisse erzeugen
  • sicherstellen, dass digitale Ressourcen nicht ungenutzt bleiben
  • die Nutzung von Medien nachverfolgen
  • unrechtmäßige Nutzungen verhindern (Kopierschutz, Wasserzeichen)
  • Workflows beschleunigen und kollaboratives Arbeiten vereinfachen
  • eine lückenlose Dokumentation gewährleisten und Rechtsunsicherheiten vermeiden

Dabei unterstützt ein gutes DAM-System in der Regel alle gängigen Mediendateiformate: Rastergrafiken z.B. in den Formaten JPEG, TIFF oder RAW; Vektorgrafiken in AI, CDR oder SVG und Videos in MP4, AVI oder MOV; wobei das natürlich nur ein ganz kleiner Ausschnitt ist.

Welche Unternehmen benötigen ein DAM-System?

Ein DAM-System ist für alle Unternehmen mit einem umfangreichen Portfolio an digitalen Assets (Mediendateien) von Vorteil. Insofern ist Digital Asset Management nicht an bestimmte Unternehmenstypen gebunden, sondern wird von ganz unterschiedlichen Firmen und Institutionen genutzt; vom kleinen und mittleren Unternehmen bis hin zum Großkonzern, von Werbeagenturen und Medienunternehmen, von Bildungs- und Forschungseinrichtungen oder auch von Profisportvereinen, um nur ein paar Beispiele genannt zu haben.

Gemeinsamkeiten von PIM- und DAM-Systemen

• • Zentralisierte Datenhaltung: Sowohl PIM- als auch DAM-Systeme zielen darauf ab, Daten an einem zentralen Ort zu speichern und zu organisieren.
  • Integration in andere Systeme: PIM- und DAM-Systeme sind in der Regel mit anderen Geschäftssystemen wie ERP, CRM oder E-Commerce-Plattformen verbunden.
  • Workflow-Management: Beide Systeme ermöglichen es, vorgeschriebene Arbeitsabläufe zu definieren und zu verwalten, um sicherzustellen, dass Daten und Assets den richtigen Überprüfungs- und Genehmigungsprozessen unterworfen sind.
  • Mehrsprachigkeit: Sowohl PIM- als auch DAM-Systeme unterstützen in der Regel mehrsprachige Inhalte, um globale Märkte zu bedienen.

Unterschiede zwischen PIM- und DAM-Systemen

• • Fokus: Während PIM-Systeme primär für die Verwaltung strukturierter Produktinformationen entwickelt wurden, liegt der Schwerpunkt von DAM-Systemen auf der Speicherung und Verwaltung digitaler Medien wie Fotos und Videos.
  • Komplexität: Zwar können Metadatenstrukturen in DAM-Systemen auch mehrdimensional angelegt sein, aber in der Regel sind die Datenstrukturen in PIM-Systemen doch etwas komplexer, da sie hierarchische Beziehungen zwischen verschiedenen Produkten, ihren Varianten und dazugehörigen Informationen berücksichtigen müssen.
  • Nutzerprofil: PIM-Systeme werden hauptsächlich von Produktmanagern sowie von Marketing- und Vertriebsmitarbeitern genutzt. DAM-Lösungen werden ebenfalls im Marketingbereich eingesetzt, aber auch in Bildagenturen und der Medienwirtschaft ganz allgemein. Hinzu kommt die Nutzung durch Design-, PR- und Werbeprofis. Typische DAM-Nutzer haben also nicht selten einen kreativen Hintergrund.

Wie können PIM und DAM-Systeme miteinander interagieren?

Die Integration von PIM- und DAM-Systemen führt zu leistungsstarken Synergien. Produktbilder, die in einem DAM-System gespeichert sind, können z.B. automatisch in das PIM-System importiert werden, so dass sie in Produktlisten, Katalogen oder auf E-Commerce-Seiten erscheinen. Umgekehrt kann ein PIM-System Produktdaten an das DAM-System zurücksenden, um die Kategorisierung von Mediendateien zu erleichtern, die Auffindbarkeit zu erhöhen und die Suche zu beschleunigen.

Fazit: PIM- und DAM-Systeme sind zwei unterschiedliche, aber komplementäre Lösungen. Für Unternehmen, die sowohl eine Vielzahl von Produkten vermarkten als auch einen umfangreichen Medienbestand verwalten müssen, kann die Integration beider Systeme zu effizienteren Prozessen, konsistenteren Daten und einem besseren Kundenerlebnis führen.

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