Die versteckten Kosten einer chaotischen Medienverwaltung

Eine professionelle Medienverwaltung hat für Unternehmen zahlreiche Vorteile, kostet aber auch Geld. Daher drücken sich viele Unternehmen vor der Einführung einer entsprechenden Softwarelösung. Tatsächlich wird so allerdings kein Cent gespart. Im Gegenteil, langfristig entstehen unweigerlich versteckte Kosten.

Warum ist das so? – Nun, eine vernachlässigte Mediendateiverwaltung stiftet Unordnung und sorgt dafür, dass Dateien nur schwer wiedergefunden werden können und schlimmstenfalls sogar verloren gehen. Das zieht natürlich eine ganze Reihe von Problemen nach sich. Einerseits werden bei der umständlichen Suche nach geeigneten Medien Zeit und Ressourcen verschwendet, andererseits wird es schwieriger Markenkonsistenz zu gewährleisten. Im ungünstigsten Fall entstehen sogar Rechtsstreitigkeiten, denn das verlässliche Management von Bildrechten ist ohne zentrale Medienverwaltung kaum möglich.

Im Folgenden möchten wir Ihnen die wichtigsten Kostenfaktoren etwas genauer vorstellen.

Zeitaufwändige Bildrecherche

Von einer mangelhaften Medienverwaltung sind vor allem Teams betroffen, die in Unternehmensbereichen wie Marketing, PR oder Mitarbeiterkommunikation arbeiten. Dort wird bekanntlich viel Bild- und Medienmaterial benötigt. Die Recherche dieses Materials ist eine unerlässliche Phase des Workflows. Wenn die Struktur fehlt, die eine zentrale Medienverwaltung bietet, dann wird diese Phase oft als langwierig und frustrierend empfunden. Das ist nicht verwunderlich, denn obwohl passende Motive bereits vorhanden sind, werden sie häufig nicht gefunden. Aus Hilflosigkeit wird dann schon mal das eigene Firmenlogo gegoogelt.

Diese Symptome können mehrere Ursachen haben: Oft werden Dateien planlos auf verschiedene Server oder Cloud-Speicher verteilt, manchmal werden sie auch nur auf lokalen Festplatten vorgehalten. Wer Zugriff auf welche Dateien hat, wird dann zur Rätselfrage. Darüber hinaus fehlt bei vielen Medienbeständen schlicht die notwendige Verschlagwortung.

Im Ergebnis geht dann natürlich wertvolle Arbeitszeit verloren und die Produktivität leidet.

Mit einer zentralen (cloudbasierten) Lösung und intelligent aufbereiteten Metadaten lassen sich vorhandene Mediendateien hingegen sofort finden. Die Recherche wird dadurch enorm beschleunigt, soviel ist sicher.

Zeit ist Geld – und man spart viel davon – mindestens genauso wichtig ist jedoch die Vermeidung von unnötigem Frust. Auch dazu kann eine gute Medienverwaltung einen wesentlichen Beitrag leisten.

Risiken durch den Einsatz von nicht freigegebenem Content

Wie bereits erwähnt, ergibt sich ein weiteres Problemfeld, wenn man die rechtlichen Dimensionen berücksichtigt, die mit dem Einsatz von Medien einhergehen. Denken Sie z.B. an Mitarbeiter, die versehentlich veralteten oder nicht freigegebenen Content verwenden, einfach weil dieser nicht entsprechend markiert oder beschriftet wurde. Insbesondere unter Zeitdruck können solche Fehler leicht passieren: Fehler, die schlimmstenfalls eine Verletzung von Persönlichkeits- oder Urheberrechten darstellen und zusätzliche Kosten verursachen können.

Mit einer Medienverwaltung, die ein konsequentes Management von Bildlizenzen und Einwilligungserklärungen ermöglicht, können Sie die rechtlichen Risiken minimieren.

Außerdem bietet Ihnen die Pflege von Metadaten wie Bildbeschreibung, Aufnahmeort und Aufnahmedatum eine weitere Absicherung gegen negative Folgen, die sich aus der Verbreitung irreführender Informationen ergeben können. Überdies lassen sich dank der Verfügbarkeit zusätzlicher Daten auch Markeninkonsistenzen leichter vermeiden.

Doppelkauf von Stockbildern

In der Hektik des Arbeitsalltags kann es vorkommen, dass Stockfotos mehrfach erworben werden. Es wird wohl kaum eine Marketingabteilung geben, in der das noch nicht vorgekommen wäre. Mit Disziplin allein lassen sich diese unnötigen Ausgaben leider nur schwer vermeiden. Es bedarf schon eines zentralen Medienarchivs, in dem alle bislang gekauften oder lizensierten Stockbilder (und Videos) vorgehalten werden. Zudem muss eine saubere Dokumentation aller Lizenzdaten erfolgen. Eingepflegte Daten sollten dabei einfach und schnell auffindbar und direkt am Bild einsehbar sein.

Das alles schafft man natürlich nicht über Bordmittel wie den Windows-Explorer oder den Finder unter macOS. Mit anderen Worten: Auch hier ist eine Investition in eine Lösung zur professionellen Medienverwaltung angebracht. Langfristig werden Sie so Ihr Marketingbudget optimieren und am Ende bares Geld sparen.

Ungenutzter Content

Eine weitere gravierende Folge unzureichender Medienverwaltung fällt ebenfalls in die Kategorie „Verschwendung“. Viele Unternehmen investieren erhebliche Ressourcen in die Erstellung hochwertiger Inhalte. Das ist natürlich richtig und wichtig. Aber nachdem die Mediendateien einmal genutzt wurden, verbleiben sie dann oft auf lokalen Festplatten und sind für den Rest des Teams nicht mehr zugänglich. Die Konsequenz: Bei zukünftigen Projekten werden zweckgleiche Inhalte mit hohem Aufwand neu erstellt, einfach weil niemand wusste, dass bereits brauchbarer Content vorhanden ist.

Die Lösung: cloudbasiertes Digital Asset Management für Unternehmen

Für all die aufgeführten Probleme und Kostenfaktoren gibt es professionelle Lösungen. Am besten fahren Sie heutzutage mit einer cloudbasierten Medienverwaltung. Fachsprachlich bezeichnet man eine solche Softwarelösung auch als Digital Asset Management System oder kurz DAM-System. Medieninhalte werden hier zu Recht als „Assets“, also als Vermögenswerte eines Unternehmens verstanden. Mit einem DAM-System wird die Speicherung und Verwaltung aller Mediendateien zentralisiert und sichergestellt, dass diese leicht auffindbar, zugänglich und nutzbar sind. Dadurch können Unternehmen nicht nur Arbeitsabläufe optimieren und ihre Produktivität steigern, sondern auch die Markensichtbarkeit erhöhen und Rechtsrisiken minimieren. Im nächsten Abschnitt zeigen wir Ihnen die wichtigsten Vorteile im Überblick.

Fünf entscheidende Vorteile einer cloudbasierten DAM-Lösung

1. Zentrale Speicherung: Alle Mediendateien werden zentral in einer modernen Cloud-Infrastruktur bereitgehalten und sind zu jeder Zeit und von jedem Ort aus verfügbar.
2. Zugriffskontrolle: Durch die Vergabe von Berechtigungen können Unternehmen sicherstellen, dass nur autorisierte Mitarbeiter auf bestimmte Inhalte zugreifen und bearbeiten können.
3. Metadatenoptimierung: Technische Metadaten lassen sich extrahieren und mit zusätzlichen Metainformationen wie Schlagwörtern oder Bildbeschreibungen zusammenführen. Dadurch erhöht sich nicht nur die Auffindbarkeit, sondern es kann auch eine lückenlose Dokumentation gewährleistet werden.
4. Verwaltung von Lizenzen & Einwilligungen: Dank der integrierten Werkzeuge zum professionellen Management von Lizenzdaten, Einwilligungserklärungen und Model Releases, kann das Risiko negativer Rechtsfolgen minimiert werden.
5. Einfache Integration: Ein cloudbasiertes DAM-System kann problemlos in die bestehende IT-Infrastruktur integriert werden. Meistens ist dafür keine zusätzliche Software nötig, da der Zugriff über den Browser erfolgt. Anbindungen an CRM– oder PIM-Systeme sind ebenfalls möglich.

Fazit

Wenn man die Verwaltung von Medien in einem Unternehmen nicht systematisch angeht, weil man der Meinung ist, das habe keine Priorität und koste zu viel Zeit und Geld, dann befindet man sich auf dem Holzweg. Ja, eine Lösung zur professionellen Medienverwaltung gibt es nicht umsonst, und ja, zunächst bedarf es einer Phase der Einarbeitung. Aber es sollte nun klar geworden sein, dass die versteckten Kosten durch Vernachlässigung ungleich höher sind. Eine Investition in eine entsprechende Softwarelösung lohnt sich daher selbst für kleinere Unternehmen eigentlich immer. Denken Sie nur noch einmal an folgende Punkte:

• • verbesserte Produktivität
  • effizientere Arbeitsabläufe
  • Markenkonsistenz und Rechtssicherheit
  • optimale Nutzung von Ressourcen und Budgets

Indem Sie in ein DAM-System investieren, investieren Sie letztendlich in die Zukunft und den Erfolg Ihres Unternehmens. Es ist daher an der Zeit, die versteckten Kosten unzureichender Medienverwaltung zu eliminieren.

Im Marktsegment für DAM-Software gibt es verschiedene Anbieter. Einer davon sind wir. Hier erfahren Sie, wie Sie unsere Lösung testen können.

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